De onkostenvergoedingen die vanaf 2022 door een onderneming worden betaald aan haar bedrijfsleider of personeel, zullen verplicht moeten worden opgenomen op de loonfiche. Komt de onderneming deze verplichting niet na, dan zullen er sancties volgen (zie infra).
De fiscus wil zo een beter zicht krijgen op alle onkosten die worden terugbetaald door de onderneming. Dit geeft de fiscus ook de mogelijkheid om eenvoudig de vennootschappen met exuberante onkostenvergoedingen en hogere terugbetaalde bedragen te selecteren voor een fiscale controle.
Meer bepaald gaat het om volgende vormen van terugbetaalde onkosten.
- Forfaitaire onkostenvergoeding op basis van ernstige normen
- Bedrag op te nemen op loonfiche
- Forfaitaire onkostenvergoeding niet vastgesteld volgens ernstige normen
- Bedrag op te nemen op loonfiche
- Terugbetaalde onkosten op basis van bewijsstukken (bv onkostenvergoeding, tickets, bonnetjes,…)
- Bedrag op te nemen op loonfiche
Zowel de vaste als de variabele (bewijsstukken) onkostenvergoedingen zullen dus vanaf 2022 op de loonfiche worden opgenomen.
De sanctie voor het niet opnemen van een vaste onkostenvergoeding op fiche is de niet aftrekbaarheid van de kosten en/of aanslag geheime commissielonen.
Het niet opnemen van een variabele onkostenvergoeding daarentegen kan voor de onderneming leiden tot een administratieve boete, maar de kost zelf zal nog aftrekbaar zijn.
Ook voor boekingen op rekening courant!
Wanneer u als bedrijfsleider kosten voor de onderneming privé voorschiet om ze vervolgens door uw boekhouder te laten boeken op uw rekening courant, zullen deze bedragen ook moeten worden opgenomen op de loonfiche. Probeer dit dus steeds te vermijden en betaal de kosten rechtstreeks met de bankkaart van de onderneming.
Personeel
Ook voor het personeel zal er een uitgebreidere administratie moeten worden bijgehouden, wanneer er kosten worden terugbetaald. Deze terugbetalingen moeten worden doorgegeven aan het sociaal secretariaat, zodat ze op de loonfiche kunnen worden opgenomen. Werkwijze te bekijken met het sociaal secretariaat in kwestie.
Vragen? Contacteer uw IMPACCT Accountant!